Ogólna regulacja art. 817 kodeksu cywilnego wyznacza ubezpieczycielowi 30-dniowy termin, w ciągu którego powinien on ustalić okoliczności zdarzenia warunkujące jego odpowiedzialność i wielkość odszkodowania. Termin ten liczony jest od dnia otrzymania zawiadomienia o wypadku. Mniej czytelna jest już regulacja art. 14 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych, UFG i PBUK, gdzie mówi się o terminie „złożenia zawiadomienia”.
W tym miejscu pojawia się pierwsza wątpliwość interpretacyjna, bowiem początkiem tego terminu jest dzień złożenia zawiadomienia o szkodzie. W przypadku osobistego składania zawiadomienia o szkodzie w placówce zakładu ubezpieczeń, ustalenie tej daty nie budzi wątpliwości i może być potwierdzone poprzez umieszczenie stempla na kopii pisma zachowanej przez osobę występującą z roszczeniem. Jeżeli jednak zawiadomienie składane jest drogą pocztową, może już pojawić się wątpliwość. W prawnie uregulowanych procedurach za miarodajny uznaje się często moment nadania pisma na poczcie. Tu jednak zastosowanie będzie miał art. 61 kodeksu cywilnego, który stanowi, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Bezwzględnie więc należy posługiwać się formą listu poleconego, która zabezpiecza jednocześnie przed ewentualnym zarzutem przedawnienia, a wszelkie wątpliwości usuwa posłużenie się listem ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, który precyzyjnie wskaże ów moment.
Dopiero następny dzień (art. 111 § 2 k.c.) rozpoczyna 30-dniowy okres, z którego upływem zawsze muszą wiązać się skutki prawne. W niebudzącym wątpliwości stanie faktycznym sprawnie prowadzone postępowanie odszkodowawcze powinno doprowadzić do zakończenia czynności likwidacyjnych i wypłaty świadczeń. W tym celu zakład ubezpieczeń prowadzi postępowanie wyjaśniające (do czego obliguje go art. 16 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej), którego pierwszą czynnością powinno być pisemne poinformowanie osoby, z której polisy, będzie zaspakajane roszczenie, jeżeli to nie ona występuje z tymże roszczeniem. W praktyce będzie tu chodzić głównie o ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, bowiem tu właśnie uprawniony nie będzie jednocześnie ubezpieczonym – z zakładem ubezpieczeń nie łączy go zatem umowa, lecz zobowiązanie z deliktu. Poinformowanie ubezpieczonego ma na celu umożliwienie mu wypowiedzenia się co do okoliczności zdarzenia. Z kolei osoba poszkodowana powinna być poinformowana, jaki dokumenty powinna dostarczyć w celu ułatwienia ubezpieczycielowi ustalenia swojej odpowiedzialności i jej zakresu. Czynności te powinny być dokonane w ciągu 7 dni.
Niejednokrotnie dokonanie niezbędnych ustaleń w terminie 30 dni okazuje się niemożliwe. Ustawodawca w takich przypadkach pozwala na dłuższą likwidację szkody. Przeszkoda wynikać może z problemów z ustaleniem okoliczności powstania szkody, a co za tym idzie podmiotu odpowiedzialnego, lub wielkości szkody, która z kolei rzutuje na wysokość odszkodowania. Dlatego też obowiązek spełnienia bezspornej części świadczenia w ciągu 30 dni (art. 817 § 2 k.c.) nie ma charakteru bezwzględnego i powstaje tylko w wypadku wątpliwości tego ostatniego rodzaju. Jednakże w postępowaniach z zakresu ubezpieczeń obowiązkowych zakład ubezpieczeń zawsze musi zawiadomić na piśmie uprawnionego o przyczynach niemożności zaspokojenia jego roszczeń w całości – gdy istnieją wątpliwości co do jego odpowiedzialności, lub w części – gdy wypłaca wyłącznie część bezsporną odszkodowania, jak również o przypuszczalnym terminie zajęcia ostatecznego stanowiska względem jego roszczeń. W praktyce ubezpieczeniowej zamiast terminu likwidatorzy szkód posługują się niejednokrotnie wskazaniem warunku, a więc zdarzenia przyszłego, które może nastąpić, lecz nie jest pewne i wyraźnie określone w czasie. Często bywa to np. data otrzymania orzeczenia sądowego lub zaświadczenia lekarskiego o zakończonym leczeniu. Przez termin należy jednak rozumieć tu wskazanie konkretnej (choć jedynie przypuszczalnej) daty lub okresu, a powołane przykłady nie spełniają tego wymogu.
Spełnienie całego świadczenia powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności możliwe było wyjaśnienie istotnych okoliczności. Regulujący to art. 817 § 2 k.c., jako wyjątek od reguły powinien być interpretowany ściśle, nigdy rozszerzająco. Możliwość wyjaśnienia istotnych okoliczności powinna być więc oceniana abstrakcyjnie, a nie na podstawie tego, kiedy zakład ubezpieczeń rzeczywiście przystąpił do czynności wyjaśniających. Oznacza to, że jeżeli te okoliczności istniały i możliwe były do zbadania jeszcze w ciągu 30 dni od zgłoszenia szkody, art. 817 § 2 k.c. nie może mieć zastosowania. Istotna tu jest także miara należytej staranności, która w tym wypadku, zgodnie z art. 355 § 2 kodeksu cywilnego określana jest przy uwzględnieniu zawodowego charakteru działalności zakładu ubezpieczeń, co nakłada nań szczególne rygory. Dysponuje on środkami finansowymi i wykwalifikowanym personelem, a także ustawowo zagwarantowanymi możliwościami uzyskiwania informacji od organów wymiaru sprawiedliwości oraz innych organów i instytucji, a także zakładów opieki zdrowotnej, a wspomniany art. 355 § 2 k.c. obliguje go do wykorzystania tych możliwości w celu niezwłocznego ustalenia odpowiedzialności i wysokości szkody.
Stanowczo zaakcentował to Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia 2000 r., z obowiązywania krótkich terminów likwidacji szkód wyciągając wniosek, że ustawodawca „zalecił” szybką i efektywną likwidację szkody ubezpieczeniowej, który to wymóg obowiązuje również w sytuacji przewidzianej w art. 817 § 2 k.c., gdy zachodzi konieczność przedłużenia postępowania likwidacyjnego. Zwracając uwagę na silniejszą pozycję zakładu ubezpieczeń, Sąd wskazał, że „Działalność ubezpieczeniowa ma charakter profesjonalny, dlatego należy przyjąć, że zakład ubezpieczeń jest w stanie sprawnie przeprowadzić postępowanie likwidacyjne we własnym zakresie, korzystając z wyspecjalizowanej kadry oraz – w razie potrzeby – z pomocy rzeczoznawców (…). W warunkach istnienia rynku ubezpieczeniowego oraz wolnej konkurencji przyjęcie innego stanowiska byłoby nawrotem do minionego systemu gospodarczego, w którym państwowi monopoliści mieli uprzywilejowany status” (III CKN 1105/98; OSNC 2000/7-8 poz. 134).
Jeszcze dalej idące wymogi zostały nałożone w ustawie o ubezpieczeniach obowiązkowych, UFG i PBUK, gdyż ze względu na istotną społeczną funkcję ubezpieczeń obowiązkowych, obowiązek wypłacenia odszkodowania powstaje najpóźniej w terminie 90 dni od dnia złożenia zawiadomienia o szkodzie, bez względu na trudności z ustaleniem odpowiedzialności lub wysokości szkody. W praktyce nie zmusza to zakładu ubezpieczeń do przyjęcia odpowiedzialności, gdy jest ona wątpliwa, powoduje jednak, że gdy późniejsze ustalenia przesądzą o jej istnieniu, po stronie poszkodowanego powstaje dodatkowo roszczenie o zapłatę ustawowych odsetek z tytułu zwłoki, tak jak przy wszelkich innych terminowych świadczeniach pieniężnych (art. 481 § 1 kodeksu cywilnego). Należne są one za cały okres od upływu owych 90 dni do dnia, kiedy wypłacono odszkodowanie i nawet wykazanie przez zakład ubezpieczeń, że dochował należnej staranności nie zwalnia go od obowiązku ich zapłacenia, ponieważ odsetki są należne „chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”.
Od tego rygorystycznego określenia terminu wymagalności odszkodowania z umowy ubezpieczenia obowiązkowego ustawodawca przewidział jednak wyjątki. Tak więc 90-dniowy termin nie będzie miał zastosowania, gdy ustalenie odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń albo wysokości odszkodowania zależy od toczącego się postępowania karnego lub cywilnego. W tym układzie następuje powrót do reguły wypłaty w ciągu 14 dni od ustalenia okoliczności, w tym wypadku będzie nią jak się wydaje uprawomocnienie się wyroku. Tu jednak również należy mieć na uwadze, że opisywana instytucja stanowi wyłom powodujący oddalenie momentu wypłaty świadczenia, musi więc być stosowana ostrożnie, ponieważ jej nadużywanie będzie dawało poszkodowanemu roszczenie o zapłatę odsetek ustawowych z tytułu zwłoki. Oznacza to, że nie każde postępowanie karne toczące się równocześnie z postępowaniem likwidacyjnym będzie dawało podstawę do zastosowania tej regulacji. Typowym jej nadużyciem jest domaganie się przez ubezpieczyciela od poszkodowanego w wypadku samochodowym przedstawienia skazującego wyroku w sprawie karnej o popełnienie przestępstwa z art. 177 § 1 lub 2 tj. nieumyślne naruszenie zasad bezpieczeństwa i wskutek tego nieumyślne spowodowanie wypadku. W judykaturze jednogłośnie wskazuje się, że opisywany przepis nie uzasadnia zaniechania prowadzenia postępowania przez ubezpieczyciela i krytykuje się przerzucanie obowiązku ustalenia odpowiedzialności na inne podmioty (por. np. Wyrok SN z 10 stycznia 2000 r., III CKN 1105/98, OSNC 2000/7-8 poz. 134; wyrok SN, brak daty, V CK 640/2003, „Gazeta Prawna” 2004/140 str. 19).
Niestety praktyka ubezpieczeniowa jest bardzo daleka od spełniania wymogów prawnych i zakłady ubezpieczeń często nie mieszczą się z wypłatą odszkodowania nawet w wydłużonych terminach, powołując się na nieznane ustawie podstawy odłożenia wypłaty, jak na przykład konieczność przedstawienia przez poszkodowanego zaświadczenia lekarskiego o zakończeniu leczenia. Nawet zakreślenie maksymalnego 90-dniowego terminu w przypadku ubezpieczeń obowiązkowych nie jest w stanie tego zmienić, bowiem jedyną sankcją jest konieczność zapłaty odsetek ustawowych. Te z kolei należne są dopiero na żądanie uprawnionego, który niestety rzadko zdaje sobie z tego sprawę…